Case study
Beveiligingsbedrijf wint contracten via gerichte cold calling campagne
Een beveiligingsbedrijf met 85 medewerkers was afhankelijk van aanbestedingen en passieve instroom. Door een gerichte cold calling campagne via Call-Agent kreeg het bedrijf direct contact met facility managers en veiligheidsverantwoordelijken, bouwde het een overzicht op van contractmomenten in de markt, en won het twee nieuwe meerjarige contracten in zes maanden.
Over het bedrijf
Het bedrijf levert beveiligingsdiensten aan organisaties in heel Belgie: statische bewaking, mobiele surveillance, receptiediensten, camerabewaking en toegangscontrole. Met 85 medewerkers en een omzet van circa 3,5 miljoen euro is het een middelgrote speler in een markt die gedomineerd wordt door enkele grote internationale partijen.
Het onderscheidend vermogen van het bedrijf zit in de persoonlijke aanpak. Waar de grote spelers werken met standaardpakketten en wisselende teams, biedt dit bedrijf vaste contactpersonen, maatwerkoplossingen en korte communicatielijnen. Klanten waarderen die persoonlijke benadering, maar het bedrijf slaagde er niet in om die boodschap bij nieuwe prospects te laten landen.
De commerciele structuur was minimaal: de directeur operations deed zelf het relatiebeheer bij bestaande klanten, en nieuwe contracten kwamen binnen via aanbestedingen, sporadische website-aanvragen, of mond-tot-mondreclame. Er was geen actieve acquisitie naar nieuwe klanten.
De uitdaging
De beveiligingssector is conservatief en relatie-gedreven. Opdrachtgevers wisselen niet snel van leverancier: een beveiligingscontract loopt typisch twee tot vijf jaar en overstappen brengt operationele risico's met zich mee. Dat maakt het voor challengers moeilijk om voet aan de grond te krijgen bij organisaties die al een contract hebben.
Het bedrijf leunde zwaar op aanbestedingen als acquisitiekanaal. Maar aanbestedingen zijn tijdrovend, onvoorspelbaar en prijsgedreven. Het bureau investeerde regelmatig 40 tot 60 uur in een aanbesteding om vervolgens op prijs te verliezen van een grotere concurrent die met lagere marges kon werken. De win rate lag rond de 15%, wat betekende dat het grootste deel van de commerciele inspanning niet tot resultaat leidde.
De website genereerde twee tot drie aanvragen per maand, maar de kwaliteit was wisselend. Vaak ging het om kleine, eenmalige opdrachten of aanvragen van organisaties die alleen op zoek waren naar de laagste prijs. De strategische contracten bij grote bedrijven en instellingen kwamen vrijwel nooit via de website binnen.
Het fundamentele probleem was onzichtbaarheid. Facility managers en veiligheidsverantwoordelijken bij potentiële opdrachtgevers wisten niet dat het bedrijf bestond. Zonder actieve benadering was het bedrijf afhankelijk van het toeval: wachten tot er een aanbesteding werd gepubliceerd of tot iemand toevallig de website vond.
Strategische keuzes
De strategische keuze voor cold calling was gebaseerd op de structuur van de beveiligingsmarkt. Beveiligingscontracten worden niet online afgesloten. De beslissing valt in een persoonlijk gesprek met de facility manager of veiligheidscoordinator. Digitale kanalen zoals e-mail of LinkedIn bereiken die beslissers niet effectief: ze ontvangen dagelijks commerciele berichten die ze negeren.
Een telefonisch gesprek biedt twee unieke voordelen. Ten eerste: direct contact met de beslisser, zonder tussenlaag van marketing of gatekeepers. Ten tweede: de mogelijkheid om te inventariseren. Niet elk gesprek hoeft tot een afspraak te leiden. Een gesprek waarin we ontdekken wie de huidige leverancier is, wanneer het contract afloopt, en of er ontevredenheid is, levert waardevolle marktinformatie op die later tot een concreet voorstel kan leiden.
De segmentatie was cruciaal. In plaats van breed te bellen naar alle organisaties, richtten we ons op vier specifieke segmenten: logistieke centra, kantoorgebouwen met meerdere huurders, zorginstellingen, en retaillocaties met meerdere vestigingen. Elk segment had een andere invalshoek: bij logistieke centra lag de focus op toegangscontrole en camerabewaking, bij zorginstellingen op receptiediensten en nachtbewaking. Die segmentspecifieke benadering maakte elk gesprek relevant.
Onze aanpak
De voorbereiding omvatte twee fasen. Eerst een inhoudelijke briefing: onze agents moesten het verschil kennen tussen statische bewaking en mobiele surveillance, tussen EC2-gecertificeerde en niet-gecertificeerde diensten, en tussen de verschillende beveiligingsbehoeften per organisatietype. Die kennis was noodzakelijk om geloofwaardige gesprekken te voeren met facility managers.
Vervolgens bouwden we een prospectlijst van 380 organisaties, verdeeld over de vier segmenten. Elk record bevatte de naam van de facility manager of veiligheidsverantwoordelijke, het type organisatie, de locatie, en indien publiek beschikbaar informatie over de huidige beveiligingsleverancier. Die voorbereiding maakte het mogelijk om elk gesprek te openen met een specifieke, relevante insteek.
Het belproces zelf was drieledig. Het primaire doel was een afspraak plannen voor de directeur operations. Het secundaire doel was marktinformatie verzamelen: wie de huidige leverancier was, wanneer het contract ter evaluatie stond, en wat de voornaamste uitdagingen waren met de huidige dienstverlening. Het tertiaire doel was naamsbekendheid opbouwen: zelfs als een prospect nu geen behoefte had, wist die na het gesprek dat het bedrijf bestond en wat het aanbood.
In de eerste drie weken belden we 90 organisaties. De voornaamste ontdekking was dat de timing van contractevaluaties voorspelbaarder was dan verwacht. De meeste organisaties evalueerden hun beveiligingscontract jaarlijks in het vierde kwartaal. Door die informatie vroeg in het jaar te verzamelen, kon het bedrijf drie tot zes maanden voor de evaluatie een gesprek voeren en een offerte voorbereiden.
Vanaf maand twee draaide de campagne structureel. Een agent belde dagelijks de doelgroep per segment, wisselde wekelijks van segment om de benadering scherp te houden, en rapporteerde elke vrijdag een overzicht van gesprekken, afspraken en marktinzichten.
Fasering
Briefing en segmentatie
Week 1-2Inhoudelijke briefing over beveiligingsdiensten en sectorspecifieke behoeften. Prospectlijst van 380 organisaties opgebouwd in vier segmenten, verrijkt met contactgegevens en leveranciersinformatie.
Testfase en marktinventarisatie
Week 2-590 organisaties gebeld, marktinformatie verzameld over contractmomenten en leveranciers. Ontdekking dat evaluatieperiodes voorspelbaar zijn en concentreren in Q4.
Structurele campagne per segment
Maand 2-4Dagelijkse belbeurten per segment, wekelijkse rapportage van gesprekken, afspraken en marktinzichten. Segmentrotatie om benadering scherp te houden.
Contractwinst en marktpositie
Maand 4-6Twee meerjarige contracten gewonnen, marktdatabase opgebouwd met 200+ contacten en contractmomenten, proactieve benadering geintegreerd in commerciele strategie.
Resultaten
2
Nieuwe meerjarige contracten
Twee beveiligingscontracten gewonnen die direct herleidbaar zijn naar de cold calling campagne
380
Organisaties benaderd
Gerichte prospectlijst van logistieke centra, kantoorgebouwen, zorginstellingen en retail
Marktoverzicht
Contractinzicht opgebouwd
Overzicht van contractmomenten, huidige leveranciers en switchbereidheid bij 200+ organisaties
14
Persoonlijke afspraken
Face-to-face gesprekken ingepland met facility managers en veiligheidscoordinatoren
Proactief
Van reactief naar proactief
Het bedrijf wacht niet meer op aanbestedingen maar benadert prospects maanden voor de contractevaluatie
“Aanbestedingen afwachten is passief en prijsgedreven. Door zelf het gesprek aan te gaan met facility managers weten we veel eerder waar kansen liggen. We benaderen prospects nu maanden voor hun contractevaluatie, en dat geeft ons een voorsprong die we via aanbestedingen nooit hadden.”
Lessons learned
De grootste les uit dit traject is dat de beveiligingsmarkt minder gesloten is dan vaak wordt aangenomen. Facility managers staan open voor een gesprek met een nieuw bureau, mits dat gesprek relevant is en op het juiste moment komt. De sleutel is niet het forceren van een overstap, maar het opbouwen van een relatie ruim voor het moment dat het contract ter evaluatie staat.
Een tweede inzicht betrof de waarde van marktinformatie als bijproduct van de campagne. Naast de directe afspraken en contracten leverde de campagne een database op met contractmomenten, leveranciersinformatie en aanspreekpunten bij meer dan 200 organisaties. Die informatie is structureel waardevol: het bedrijf kan nu jaarlijks proactief contact opnemen met organisaties op het moment dat hun evaluatieperiode nadert.
De derde les gaat over de verschuiving van reactief naar proactief. Het bedrijf was jarenlang afhankelijk van aanbestedingen en inkomende aanvragen. Die strategie is inherent reactief: je wacht tot er een kans voorbijkomt. Door actief te prospecteren verschuift de controle naar het bedrijf zelf. Het bepaalt welke organisaties het benadert, op welk moment, en met welke boodschap. Die verschuiving is meer dan commercieel: het verandert de identiteit van het bedrijf van een passieve aanbieder naar een proactieve marktspeler.
Vergelijkbare resultaten voor uw bedrijf?
Benieuwd hoe een aanpak zoals in deze case vertaalt naar uw markt en propositie? Bespreek het in een vrijblijvende intake.