Case study
IT-dienstverlener vult projectpipeline via gerichte cold calling
Een middelgrote IT-dienstverlener in managed services en maatwerk-integraties was te afhankelijk van bestaande klanten. Door cold calling uit te besteden aan Call-Agent ontstond een structureel prospectieproces dat in zes maanden resulteerde in 18 adviesgesprekken per kwartaal en drie nieuwe projecten met een totale waarde van meer dan 180.000 euro.
Over het bedrijf
Het bedrijf is een IT-dienstverlener gevestigd in Gent met circa 35 medewerkers. De kernactiviteiten zijn managed services, maatwerk-integraties en cloud-migraties voor middelgrote organisaties in de maakindustrie en logistiek. De omzet lag rond de 4 miljoen euro, waarvan 70% uit bestaande contracten kwam.
Het technische team was sterk: ervaren consultants met diepe kennis van ERP-integraties, Microsoft 365-omgevingen en Azure-infrastructuur. Commercieel was de situatie anders. Er was geen aparte salesfunctie. De managing director deed zelf de belangrijkste relatiebeheer en nieuwe projecten kwamen binnen via verwijzingen of bestaande klanten die uitbreidden.
Die structuur werkte jarenlang, maar de groeiambitie botste op de realiteit: zonder actieve prospectie was het onmogelijk om structureel nieuwe klanten te winnen buiten het directe netwerk.
De uitdaging
De projectpipeline was onvoorspelbaar. In sommige kwartalen kwamen er drie aanvragen tegelijk binnen, in andere weken was het stil. Die grilligheid maakte het lastig om capaciteit te plannen en medewerkers effectief in te zetten. Er stonden regelmatig consultants op de bank omdat er geen nieuwe projecten klaarlagen.
De directie had eerder geprobeerd om intern te prospecteren. Een junior medewerker kreeg de opdracht om bedrijven te bellen, maar dat stopte na drie weken. De gesprekken waren te oppervlakkig, de medewerker had geen ervaring met telefonische acquisitie, en het kostte meer frustratie dan resultaat. Een LinkedIn-campagne via een extern bureau leverde connecties op maar nauwelijks concrete afspraken.
Het kernprobleem was helder: het bedrijf had een uitstekende propositie maar geen manier om die proactief voor te leggen aan beslissers die er nog nooit van gehoord hadden. IT-managers en CTO's reageren zelden op koude e-mails of InMails. Ze willen een relevant gesprek met iemand die begrijpt waar ze tegenaan lopen. En precies dat ontbrak.
Strategische keuzes
De eerste strategische keuze was het kanaal: cold calling in plaats van e-mail of LinkedIn. In de IT-sector zijn beslissers overspoeld met digitale berichten. Een telefonisch gesprek heeft een fundamenteel ander karakter: het dwingt aandacht af en biedt de mogelijkheid om direct in te haken op de actuele situatie van de prospect.
De tweede keuze betrof de doelgroep-afbakening. In plaats van breed te bellen naar alle IT-verantwoordelijken, richtten we ons op twee specifieke segmenten: maakbedrijven met 50-250 medewerkers die worstelden met verouderde ERP-systemen, en logistieke bedrijven die digitalisering uitstelden door capaciteitsgebrek. Dit waren de segmenten waar het bedrijf de sterkste referenties en diepste expertise had.
De derde keuze was de gespreksaanpak. Geen productpitch, maar een consultative opening. Het gesprek begon met een herkenbaar probleem: "Veel IT-managers in de maakindustrie lopen tegen hetzelfde aan: systemen die tien jaar geleden geimplementeerd zijn en nu meer kosten dan opleveren. Herkenbaar?" Die opening maakte het gesprek relevant en persoonlijk in plaats van commercieel.
Onze aanpak
De uitvoering begon met een intensieve briefing van twee sessies. Het technische team van de klant lichtte onze agents toe over de propositie: welke projecten ze deden, welke problemen ze oplosten, welke vragen prospects typisch stelden. Dat was essentieel: onze agents moesten op het niveau van een IT-manager kunnen meepraten over ERP-migraties, cloud-strategieën en integratie-uitdagingen.
Vervolgens bouwden we een prospectlijst van 420 bedrijven op, verdeeld over twee segmenten. Elk bedrijf werd verrijkt met de naam van de IT-verantwoordelijke, het huidige IT-landschap voor zover publiek beschikbaar, en de bedrijfsgrootte. Die voorbereiding maakte het verschil: elk gesprek kon starten met context.
De eerste twee weken waren een testfase. We belden 60 prospects, analyseerden de reacties en verfijnden de gespreksleidraad. De oorspronkelijke opening over verouderde systemen bleek in de logistieke sector minder te werken. Daar pasten we de invalshoek aan naar digitalisering van warehouse-processen. Na die aanpassing steeg de conversie naar gesprek aanzienlijk.
Vanaf week drie draaide de campagne op volle sterkte. Twee agents belden dagelijks de doelgroep, hielden nauwkeurig bij welke bedrijven interesse toonden, en planden adviesgesprekken direct in de agenda van de managing director. Elke afspraak werd vooraf gebrieft: wie de contactpersoon was, wat er besproken was, en welke pijnpunten naar voren kwamen.
Fasering
Briefing en doelgroepanalyse
Week 1-2Technische briefing door het IT-team, opbouw prospectlijst van 420 bedrijven in twee segmenten, ontwikkeling van sector-specifieke gespreksleidraden.
Testfase en optimalisatie
Week 2-460 prospects gebeld, gespreksaanpak getest per segment, opening aangepast voor logistieke sector, conversieratio geanalyseerd en verbeterd.
Campagne op volle sterkte
Maand 2-4Twee agents dagelijks actief, structureel ritme van adviesgesprekken ingepland, wekelijkse afstemming met managing director over kwaliteit en feedback uit gesprekken.
Resultaat en opschaling
Maand 4-6Drie projecten gewonnen via de campagne, prospectlijst uitgebreid naar aangrenzende sectoren, campagne-aanpak gestandaardiseerd voor continu gebruik.
Resultaten
18
Adviesgesprekken per kwartaal
Structureel ritme van gekwalificeerde technische gesprekken met IT-beslissers
45%
Bereikbaarheid beslissers
Percentage IT-managers en CTO's dat bereikt werd voor een inhoudelijk gesprek
3
Gewonnen projecten in 6 maanden
Directe project-wins met een totale waarde van meer dan 180.000 euro
< 2 weken
Tijd tot eerste afspraak
Doorlooptijd tussen campagnestart en de eerste ingeplande adviesgesprek
140%
Pipeline-waarde gestegen
Totale waarde van de actieve pipeline vergeleken met dezelfde periode vorig jaar
“Het verschil met ons eigen bellen was enorm. De agents van Call-Agent begrepen onze technische dienstverlening en konden direct op niveau meepraten met IT-managers. Na twee weken hadden we al meer afspraken dan in het hele kwartaal ervoor.”
Lessons learned
De belangrijkste les uit dit traject is dat technische dienstverleners een ander type prospectie nodig hebben dan generieke B2B-bedrijven. IT-managers zijn sceptisch tegenover commerciele telefoontjes, maar openen zich wanneer het gesprek start vanuit een technisch herkenbaar probleem. Die nuance maakt het verschil tussen een afgewezen belpoging en een productief adviesgesprek.
Een tweede inzicht was het belang van segmentatie. De oorspronkelijke aanpak behandelde maakbedrijven en logistieke bedrijven als een groep, maar de pijnpunten bleken fundamenteel anders. Maakbedrijven focusten op ERP-modernisering, logistieke bedrijven op warehouse-digitalisering. Door de gespreksleidraad per segment aan te passen, steeg de kwaliteit van de gesprekken merkbaar.
Tot slot bevestigde dit traject dat outbound sales voor IT-dienstverleners geen volume-spel is. Het gaat niet om honderden telefoontjes per dag, maar om tientallen gerichte gesprekken per week met de juiste persoon, over het juiste onderwerp. De combinatie van technische voorbereiding, segmentspecifieke benadering en consultative gespreksvoering maakte dit tot een structureel werkend prospectiekanaal.
Vergelijkbare resultaten voor uw bedrijf?
Benieuwd hoe een aanpak zoals in deze case vertaalt naar uw markt en propositie? Bespreek het in een vrijblijvende intake.