Case study
Recruitmentbureau verbreedt klantenportfolio via structurele acquisitie
Een gespecialiseerd recruitmentbureau in technische profielen was kwetsbaar: drie klanten vertegenwoordigden 60% van de omzet. Door een B2B afsprakenservice via Call-Agent daalde die afhankelijkheid naar 35% in vier maanden, met gemiddeld 8 nieuwe kennismakingen per maand en 4 gewonnen klantrelaties.
Over het bedrijf
Het bureau is gespecialiseerd in de werving van technische profielen: engineers, projectleiders en productiemanagers voor de maakindustrie en logistieke sector in Vlaanderen. Het team bestaat uit 8 consultants en de zaakvoerder, met een jaaromzet van circa 1,2 miljoen euro.
De dienstverlening is sterk: het bureau heeft een uitstekend track record in het vullen van moeilijk invulbare vacatures. De gemiddelde doorlooptijd per plaatsing is korter dan het branchegemiddelde en de retentie van geplaatste kandidaten is hoog. Dat vertaalt zich in loyale klantrelaties, maar ook in een gevaarlijke concentratie.
Drie vaste opdrachtgevers namen meer dan 60% van de omzet voor hun rekening. Wanneer een van die klanten een aanwervingsstop invoerde of een project pauzeerde, had dat direct impact op de maandomzet. De zaakvoerder was zich bewust van het risico maar had geen tijd voor actieve acquisitie naast het managen van het team en het onderhouden van bestaande relaties.
De uitdaging
Het kernprobleem was tweeledig: concentratierisico en gebrek aan acquisitiecapaciteit. De drie topklanten waren tevreden, maar hun recruitmentbudget fluctueerde met de economische conjunctuur. In een kwartaal waarin twee van de drie klanten minder vacatures hadden, daalde de omzet met 40%. Dat was niet vol te houden.
De zaakvoerder had eerder geprobeerd om het klantenbestand te verbreden. Een LinkedIn-campagne leverde in drie maanden 200 connecties op met HR-managers, maar slechts twee daarvan resulteerden in een concreet gesprek. Het probleem: HR-managers in de technische sector worden dagelijks benaderd door recruitmentbureaus via LinkedIn. De berichten verdrinken in de massa en worden genegeerd of beleefd afgewimpeld.
Een tweede poging was het inschakelen van een freelance business developer. Na twee maanden was het resultaat teleurstellend: de freelancer had onvoldoende kennis van de technische recruitmentmarkt om geloofwaardige gesprekken te voeren met HR-managers. De afspraken die hij plande waren met contacten die geen actuele wervingsbehoefte hadden. Het kostte meer dan het opleverde.
De uitdaging was helder: het bureau had een sterke propositie, maar geen effectieve manier om die voor te leggen aan HR-beslissers bij bedrijven die het bureau nog niet kenden.
Strategische keuzes
De keuze voor een telefonische afsprakenservice in plaats van digitale outreach was gebaseerd op een eenvoudige analyse: HR-managers in de technische sector worden overspoeld met LinkedIn-berichten van recruitmentbureaus. Dat kanaal is verzadigd. Een telefonisch gesprek biedt de mogelijkheid om direct in te haken op de actuele wervingsuitdagingen van de prospect, iets wat een gestandaardiseerd LinkedIn-bericht niet kan.
De doelgroepkeuze was specifiek: HR-managers en hiring managers bij productiebedrijven en logistieke organisaties in Vlaanderen met 50 tot 300 medewerkers. Dit waren bedrijven die regelmatig technische profielen nodig hebben maar niet groot genoeg zijn voor een eigen interne recruitmentafdeling. Ze werken typisch met twee tot drie bureaus en staan open voor een nieuw bureau als de propositie relevant is.
De gespreksaanpak focuste niet op het bureau zelf maar op de situatie van de prospect. De opening was: "Hoelang staan uw technische vacatures gemiddeld open voordat ze ingevuld zijn?" Die vraag raakte direct een pijnpunt: de meeste HR-managers in de technische sector worstelen met lange doorlooptijden en een krimpende kandidatenmarkt. Vanuit dat herkenbare probleem was de stap naar een kennismakingsgesprek natuurlijk.
Onze aanpak
De voorbereiding begon met een uitgebreide briefing over de technische recruitmentmarkt: welke profielen het bureau plaatste, welke sectoren het bediende, welke onderscheidende factoren het bureau had ten opzichte van concurrenten. Die briefing was essentieel: onze agents moesten begrijpen waarom een HR-manager zou kiezen voor dit specifieke bureau boven de tientallen alternatieven.
De prospectlijst werd samengesteld op basis van concrete criteria: productiebedrijven en logistieke organisaties in Vlaanderen, 50-300 medewerkers, minimaal 3 technische vacatures per jaar, en nog geen bestaande relatie met het bureau. We identificeerden 310 bedrijven en verrijkten elk record met de naam van de HR-verantwoordelijke en eventuele openstaande vacatures.
In de eerste twee weken belden we 50 prospects als testfase. De voornaamste ontdekking was timing: HR-managers die net een vacature hadden geplaatst waren aanzienlijk ontvankelijker dan degenen zonder acute behoefte. We pasten de prioritering aan: bedrijven met recent geplaatste vacatures werden als eerste gebeld. Die aanpassing verhoogde het conversiepercentage naar afspraak met meer dan 50%.
Gedurende de structurele fase belde een agent dagelijks de doelgroep. Bij elk gesprek werd geinventariseerd welke profielen de organisatie zocht, wat de huidige doorlooptijden waren, met welke bureaus ze werkten, en of er bereidheid was tot een kennismakingsgesprek. Elke geplande afspraak werd voorbereid met een profiel van de organisatie en de besproken pijnpunten, zodat de zaakvoerder direct relevant kon aansluiten.
Fasering
Briefing en prospectlijst
Week 1-2Uitgebreide briefing over de technische recruitmentmarkt en het onderscheidend vermogen van het bureau. Samenstelling prospectlijst van 310 bedrijven, verrijkt met HR-contacten en openstaande vacatures.
Testfase en prioritering
Week 2-450 prospects gebeld, ontdekking dat timing cruciaal is. Prioritering aangepast: bedrijven met recente vacatures eerst. Conversie naar afspraak steeg met meer dan 50%.
Structurele acquisitie
Maand 2-4Dagelijkse belbeurten, gemiddeld 8 kennismakingen per maand ingepland, elke afspraak voorbereid met organisatieprofiel en besproken pijnpunten.
Resultaat en stabilisatie
Maand 4-64 nieuwe klantrelaties opgebouwd, klantconcentratie gedaald van 60% naar 35%, campagne geintegreerd als permanent acquisitiekanaal.
Resultaten
8
Kennismakingen per maand
Gemiddeld aantal nieuwe gesprekken met HR-beslissers bij doelorganisaties
4
Nieuwe klantrelaties in 4 maanden
Kennismakingen die leidden tot een eerste plaatsingsopdracht
35%
Klantconcentratie gedaald
Afhankelijkheid van de top-3 klanten daalde van 60% naar 35% van de omzet
310
Bedrijven in prospectlijst
Gerichte prospectlijst van productiebedrijven en logistieke organisaties in Vlaanderen
12 weken
Tijd tot eerste plaatsing
Doorlooptijd van eerste gesprek tot eerste succesvolle plaatsing bij een nieuwe klant
“Dankzij Call-Agent hebben we in vier maanden meer nieuwe klantgesprekken gevoerd dan in het hele jaar ervoor. Ons klantenportfolio is nu veel gezonder en we zijn niet meer kwetsbaar als een grote klant even pauzeert.”
Lessons learned
De voornaamste les uit dit traject is dat timing alles is in de recruitmentmarkt. HR-managers die net een vacature hebben geplaatst, zijn fundamenteel ontvankelijker voor een gesprek dan degenen zonder acute behoefte. Door de prospectlijst te prioriteren op basis van actuele vacature-signalen, steeg de effectiviteit van de campagne drastisch. Dit inzicht is breder toepasbaar: de beste outbound campagnes benaderen prospects op het moment dat hun behoefte het hoogst is.
Een tweede les betrof de positionering in het gesprek. Recruitmentbureaus zijn inwisselbaar in de ogen van veel HR-managers. Het verschil maak je niet door te vertellen wat je doet, maar door te tonen dat je begrijpt waar de prospect tegenaan loopt. De opening van het gesprek met een vraag over doorlooptijden maakte het bureau direct relevant en onderscheidend, zonder een woord over de eigen dienstverlening te hoeven zeggen.
De derde les gaat over het effect van risicospreiding op bedrijfsrust. De daling van klantconcentratie van 60% naar 35% had een effect dat verder ging dan omzetcijfers. Het gaf de zaakvoerder mentale rust: het bedrijf was niet langer kwetsbaar voor de beslissingen van drie opdrachtgevers. Die rust vertaalde zich in betere dienstverlening aan bestaande klanten, omdat er geen paniek meer was bij elke fluctuatie.
Vergelijkbare resultaten voor uw bedrijf?
Benieuwd hoe een aanpak zoals in deze case vertaalt naar uw markt en propositie? Bespreek het in een vrijblijvende intake.