Case study
SaaS-bedrijf bouwt structurele outbound pipeline op naast inbound
Een Belgisch SaaS-bedrijf in de HR-tech sector bereikte een groeiplafond met inbound marketing. Door een gerichte outbound campagne via Call-Agent ontstond een parallelle pipeline die structureel 12 gekwalificeerde demo-afspraken per maand opleverde, met een conversie van 33% naar concrete voorstellen.
Over het bedrijf
Het bedrijf ontwikkelt een HR-productiviteitstool voor middelgrote organisaties in de Benelux. Het product automatiseert onboarding, verlofbeheer en interne communicatie. Op het moment van samenwerking had het bedrijf circa 20 medewerkers, een ARR van rond de 800.000 euro en ongeveer 120 klanten.
De eerste jaren verliep de groei organisch: content marketing, SEO en referrals van tevreden klanten. Die strategie werkte uitstekend tot een bepaald punt. Het marketingteam produceerde wekelijks content, de website trok stabiel verkeer, en er kwamen maandelijks 15 tot 20 inbound leads binnen. Maar het aantal dat daarvan converteerde naar een demo stagneerde. De kwaliteit van inbound leads daalde naarmate het laaghangende fruit al klant was.
Het founderteam bestond uit twee technische profielen die het product gebouwd hadden. Commercieel leunde het bedrijf op een salesmanager en twee account executives. Geen van hen had ervaring met outbound prospectie.
De uitdaging
Het inbound-plafond was het centrale probleem. De content die jarenlang leads aantrok, genereerde nog steeds verkeer, maar de conversie naar demo-aanvragen daalde kwartaal na kwartaal. Van 20 leads per maand kwamen er gemiddeld 5 tot een demo, en daarvan werden er 2 klant. Dat was niet genoeg om de groeidoelstellingen te halen.
De founders overwogen verschillende opties. Meer investeren in paid advertising was duur en leverde leads op met lage intent. Een intern SDR-team opzetten vergde een investering van minimaal 120.000 euro per jaar per SDR, exclusief tooling en management. Bovendien hadden ze geen ervaring met het aansturen van een outbound team.
Een eerdere poging met een freelance SDR was gestrand na zes weken. De freelancer had te weinig context over het product, benaderde prospects met generieke berichten, en de kwaliteit van de afspraken was zo laag dat de account executives hun vertrouwen in outbound verloren. Dat was het vertrekpunt: een team dat sceptisch stond tegenover outbound, maar wist dat inbound alleen niet meer volstond.
Strategische keuzes
De strategische keuze voor telefonische outbound in plaats van e-mail-sequenties was bewust. In de SaaS-markt zijn beslissers gewend aan geautomatiseerde cold emails. De open rates dalen, de response rates zijn minimaal, en de meeste berichten belanden in spam. Een telefonisch gesprek doorbreekt die ruis.
De doelgroepkeuze was even belangrijk als het kanaal. In plaats van breed te mikken op alle HR-verantwoordelijken, richtten we ons specifiek op scale-ups met 20 tot 200 medewerkers die nog geen gespecialiseerde HR-tool gebruikten. Die bedrijven bevonden zich in een groeifase waarin handmatige HR-processen begonnen te knellen, maar ze hadden nog geen budget vrijgemaakt voor een oplossing. Het gesprek moest dus niet overtuigen dat ze een tool nodig hadden, maar dat het juiste moment was om ernaar te kijken.
We kozen bewust voor een product-led gespreksaanpak: geen feature-opsomming, maar het gesprek starten vanuit de dagelijkse frustratie van de prospect. "Hoeveel tijd besteedt uw HR-team per maand aan verlofadministratie?" Die vraag opende een dialoog die natuurlijk naar een demo leidde.
Onze aanpak
We begonnen met een intake van drie sessies. De eerste sessie focuste op het product: wat het deed, voor wie, en welke alternatieven prospects typisch overwogen. De tweede sessie ging over het ideale klantprofiel: welke bedrijfsgrootte, welke sector, welke signalen duidden op koopbereidheid. De derde sessie was een rollenspel: onze agents oefenden het demo-gesprek met de salesmanager van de klant om de juiste toon en diepgang te vinden.
De prospectlijst werd samengesteld op basis van concrete criteria: scale-ups in de Benelux, 20-200 medewerkers, sectoren waar HR-complexiteit hoog is (technologie, professionele dienstverlening, retail met meerdere vestigingen), en geen bestaande gespecialiseerde HR-tool volgens publiek beschikbare informatie.
De eerste twee weken waren een kalibratieperiode. We belden 80 prospects en analyseerden elk gesprek: welke opening werkte, welke bezwaren kwamen terug, op welk moment in het gesprek haakten prospects af. De voornaamste ontdekking was dat prospects in de techsector allergisch reageerden op het woord "demo" maar positief op "een kort adviesgesprek over jullie HR-setup". Die ene woordkeuze verhoogde de conversie naar afspraak met meer dan 40%.
Na de kalibratie draaide de campagne structureel. Twee agents belden dagelijks, planden afspraken direct in de agenda van de account executives, en leverden bij elke afspraak een gespreksnotitie met de specifieke context van de prospect. Die voorbereiding maakte het verschil: de AE's gingen nooit blind een demo in.
Fasering
Intake en kalibratie
Week 1-2Drie intake-sessies (product, ICP, rollenspel), prospectlijst van 350 bedrijven samengesteld, eerste gespreksleidraad ontwikkeld op basis van product-led gespreksaanpak.
Test en optimalisatie
Week 2-480 prospects gebeld, gespreksaanpak getest en bijgestuurd. Ontdekking dat adviesgesprek beter converteert dan demo. Opening en bezwaarscripts verfijnd.
Structurele campagne
Maand 2-4Twee agents dagelijks actief, gemiddeld 12 demo-afspraken per maand ingepland, wekelijkse kwaliteitscheck met salesmanager over afspraakkwaliteit en feedback.
Resultaat en doorgroei
Maand 4-6Eerste klanten gesloten uit outbound pipeline, prospectlijst uitgebreid naar nieuwe sectoren, campagne geintegreerd als vast onderdeel van de sales-engine.
Resultaten
12
Demo-afspraken per maand
Structureel ritme van gekwalificeerde demo-afspraken na de eerste twee maanden
33%
Conversie naar voorstel
Een op drie demo-afspraken leidde tot een concreet commercieel voorstel
8 dagen
Tijd tot eerste afspraak
Binnen 8 werkdagen na campagnestart stond de eerste demo ingepland
4x
Pipeline-verbreding
De actieve pipeline verviervoudigde ten opzichte van de periode voor outbound
28%
Nieuwe ARR uit outbound
Aandeel van de jaarlijkse nieuwe ARR dat direct uit de outbound campagne kwam
“We hadden al lang het gevoel dat outbound iets voor ons kon betekenen, maar wisten niet hoe te beginnen. Call-Agent heeft dat voor ons opgezet en binnen twee weken hadden we de eerste demo staan. Na zes maanden is outbound een structureel onderdeel van onze groei-engine.”
Lessons learned
Het meest waardevolle inzicht uit dit traject is dat SaaS-bedrijven die gewend zijn aan inbound een fundamenteel andere mindset nodig hebben voor outbound. Bij inbound komt de prospect naar jou met een gedefinieerde behoefte. Bij outbound benader je iemand die misschien nog niet weet dat er een betere manier is. Het gesprek moet dus niet verkopen, maar bewustzijn creëren.
Een tweede les was de kracht van de juiste woordkeuze. Het verschil tussen een demo aanbieden en een adviesgesprek voorstellen was het verschil tussen weerstand en openheid. SaaS-beslissers zijn allergisch voor verkooppraatjes, maar staan open voor een inhoudelijk gesprek over hun situatie. Die nuance is alleen te ontdekken door te bellen, te luisteren en te itereren.
De derde les betrof de integratie met het bestaande salesproces. Outbound afspraken hebben een ander karakter dan inbound leads. De prospect is minder ver in het beslissingsproces en heeft meer begeleiding nodig. Door elke afspraak voor te bereiden met gespreksnotities en context, konden de account executives direct aansluiten bij wat de prospect bezighield. Dat verhoogde de conversie naar voorstel aanzienlijk ten opzichte van de eerdere freelancer-poging, waar afspraken koud en zonder context werden overgedragen.
Vergelijkbare resultaten voor uw bedrijf?
Benieuwd hoe een aanpak zoals in deze case vertaalt naar uw markt en propositie? Bespreek het in een vrijblijvende intake.